Een boekhouding is pas echt “sluitend” als iedereen die ernaar kijkt – uzelf, uw boekhouder én de Belastingdienst – dezelfde cijfers ziet en die cijfers kan onderbouwen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk ontbreekt er vaak net iets. Hieronder ziet u precies wat erin moet zitten en waar het geregeld misgaat.
De basis: drie verplichte onderdelen
- Financiële administratie – een grootboek met alle journaalposten: inkomsten, uitgaven, btw, afschrijvingen en privéopnames, netjes per periode geordend.
- Facturen en bonnetjes – elke uitgaande en inkomende factuur, inclusief kleine bonnetjes, moet aanwezig en herleidbaar zijn. De bewaarplicht is wettelijk 7 jaar.
- Aangiften – btw-aangifte (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) en de inkomsten- of vennootschapsbelasting, aansluitend op de administratie zonder rekenverschillen.
Waar het in de praktijk vaak misgaat
- Bonnetjes die kwijtraken of onleesbaar worden voordat ze zijn verwerkt.
- Zakelijke en privé-uitgaven die door elkaar op dezelfde rekening lopen.
- Geen vast ritme: alles wordt pas rond de aangifte in één keer ingehaald, met fouten en gemiste aftrekposten tot gevolg.
- Voorraad, debiteuren of leningen die wel op papier bestaan maar niet in de boekhouding zijn verwerkt.
Een eenvoudige checklist per maand
- Verwerk alle facturen en bonnetjes van de afgelopen maand, het liefst binnen een paar dagen na ontvangst.
- Controleer of de bankmutaties aansluiten op de geboekte inkomsten en uitgaven.
- Zet de btw van de maand apart op een aparte rekening, zodat de aangifte nooit een verrassing is.
- Loop kort na of grote posten (voorraad, leningen, investeringen) nog kloppen met de werkelijkheid.
Let op
De bewaarplicht van 7 jaar geldt voor de volledige basisadministratie, ook na beëindiging van de onderneming. Digitaal bewaren mag, mits de bestanden leesbaar en controleerbaar blijven voor de Belastingdienst.
Wilt u zeker weten dat uw boekhouding op orde is, zonder dat u er zelf tijd in hoeft te steken? Bekijk onze volledige administratie-dienst of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.